Surveillance des serveurs

 

Annexe 1 RGPD

I.        
Objet

Les présentes clauses
ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles Prestadev (le « Sous-Traitant »)
s’engage à effectuer pour le compte du Client, responsable de traitement, les
opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après.

Dans le cadre de leurs relations
contractuelles, les parties
s’engagent à respecter la réglementation en
vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en
particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du
27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « RGDP »).

II.      
Description du traitement faisant
l’objet de la sous-traitance

Le Sous-Traitant est
autorisé à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir
le ou les service(s) suivant(s) : fourniture d’accès,
maintenance et sécurisation d’une structure de bases de données permettant au
client de créer et d’exploiter une cvthèque.

La nature des opérations
réalisées sur les données est : Intégration,
scan (OCR), indexation, classement, suivi, mise en forme et extraction des
données.

Les finalité(s) du
traitement sont : création et exploitation
d’une cvthèque pour aider le Client dans le suivi et la gestion des
candidatures stagiaires et de collaboratrices / collaborateurs et assistance du
Client dans sa politique de recrutement.

Les données à caractère
personnel traitées sont celles présentes dans les curriculum vitae du ou de la
candidat(e) : nom, prénoms, date de
naissance, nationalité, adresse postale et adresse email, téléphone, diplômes
obtenus, expériences professionnelles

Les catégories de
personnes concernées sont : candidats
stagiaires et candidats collaborateurs / collaboratrices

Pour l’exécution du service
objet du présent contrat, le responsable de traitement met à la disposition du
Sous-Traitant les informations nécessaires suivantes : nom, prénoms, date de naissance, nationalité, adresse
postale et adresse email, téléphone, diplômes obtenus, expériences
professionnelles

III.    
Obligations du Sous-Traitant
vis-à-vis du responsable de traitement

Le Sous-Traitant
s’engage à :

1.       traiter les données uniquement
pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance

2.       traiter les données conformément
aux instructions documentées du responsable de traitement figurant en
annexe du présent contrat. Si le Sous-Traitant considère qu’une instruction
constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou
de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres
relative à la protection des données, il en informe immédiatement le
responsable de traitement. En outre, si le Sous-Traitant est tenu
de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en
vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il
doit informer le responsable du traitement de cette obligation juridique avant
le traitement, sauf si le droit concerné
interdit une telle information pour des
motifs importants d’intérêt public

3.      
garantir la confidentialité des
données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat

4.       veiller à ce que les personnes
autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent
contrat :

▪       
s’engagent
à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation
légale appropriée de confidentialité

▪       
reçoivent la formation nécessaire en
matière de protection des données à caractère personnel

5.       prendre en compte,
s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection
des données dès la conception et de protection des données par défaut

IV.    
Sous-traitance

Le Sous-Traitant peut
faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le Sous-Traitant
ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans
ce cas, il informe préalablement et par écrit le responsable de traitement de
tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres
sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de
traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du Sous-Traitant et les
dates du contrat de sous-traitance. Le responsable de traitement dispose d’un
délai minium de 4 (quatre) jours ouvrés à compter de la date de réception de
cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut
être effectuée que si le responsable de traitement n’a pas émis d’objection
pendant le délai convenu (cf article 23 du Contrat de Location).

Le sous-traitant
ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le
compte et selon les instructions du responsable de traitement. Il appartient au
Sous-Traitant initial de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les
mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et
organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux
exigences du règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit
pas ses obligations en matière de protection des données,
le Sous-Traitant initial
demeure pleinement responsable devant le responsable
de traitement de l’exécution par l’autre Sous-Traitant de ses obligations.

V.      
Droit d’information des personnes concernées

Il appartient au
responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte
des données.

VI.    
Exercice des droits des personnes

Dans la mesure du
possible, le Sous-Traitant doit aider le responsable de traitement à
s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des
droits des personnes concernées : droit
d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit
de ne pas faire l’objet
d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

 

Lorsque les personnes concernées exercent auprès du Sous-Traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le
Sous-Traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier
électronique à l’Administrateur du Client.

VII.  
Notification des violations de
données à caractère personnel

Le Sous-Traitant notifie
par lettre recommandée avec accusé de réception au responsable de traitement
toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 24
heures après en avoir pris connaissance. Cette notification est accompagnée de
toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si
nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

Après accord du
responsable de traitement, le Sous-Traitant notifie à l’autorité de contrôle
compétente (la CNIL),
au nom et pour le compte du responsable de traitement, les violations
de données à caractère personnel dans les meilleurs délais et, si possible, 72
heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violation
en question ne soit pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et
libertés des personnes physiques.

La notification contient
au moins :

▪          
la
description de la nature de la violation de données à caractère personnel y
compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes
concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif
d’enregistrements de données à caractère personnel concernés ;

▪          
le
nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d’un autre
point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être
obtenues ;

▪          
la
description des conséquences probables de la violation de données à caractère
personnel ;

▪          
la
description des mesures prises ou que le responsable du traitement propose de
prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y
compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer
les éventuelles conséquences négatives.

Si, et dans la mesure où
il n’est pas possible de fournir toutes ces informations en même temps, les
informations peuvent être communiquées de manière échelonnée sans retard indu.

Après accord du
responsable de traitement, le Sous-Traitant communique, au nom et pour le
compte du responsable de traitement, la violation de données à caractère
personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais, lorsque cette
violation est susceptible d’engendrer un risque
élevé pour les droits et libertés d’une
personne physique.

La communication à la
personne concernée décrit, en des termes clairs et simples, la nature de la
violation de données à caractère personnel et contient au moins

▪          
la
description de la nature de la violation de données à caractère personnel y
compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes
concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif
d’enregistrements de données à caractère personnel concernés ;

▪          
le
nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d’un autre
point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être
obtenues ;

▪          
la
description des conséquences probables de la violation de données à caractère
personnel ;

▪          
la
description des mesures prises ou que le responsable du traitement propose de
prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y
compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer
les éventuelles conséquences négatives.

VIII. Aide du Sous-Traitant dans le cadre du respect par le
responsable de traitement de ses obligations

Le Sous-Traitant aide le
responsable de traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la
protection des données.

Le
Sous-Traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation de la
consultation préalable de l’autorité de contrôle.

 

IX.    
Mesures de sécurité

Le Sous-Traitant
s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :

(Voir section
architecture sécurité, plus haut)

o  le chiffrement des données
à caractère personnel

o  les
moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la
disponibilité   et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement;

 

o  les
moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère
personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident
physique ou technique

o  une procédure visant à
tester, à ’analyser et à ’évaluer régulièrement l’efficacité des mesures
techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement

Le
Sous-Traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité prévues par [code
de conduite].

Au terme de la
prestation de services relatifs au traitement de ces données, le Sous-Traitant s’engage à renvoyer toutes
les données à caractère personnel au responsable de traitement ou, défaut, à renvoyer les données à
caractère personnel au Sous-Traitant désigné par le responsable de traitement

Le renvoi doit
s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les
systèmes d’information du Sous-Traitant. Une fois détruites, le Sous-Traitant doit justifier par écrit de la destruction.

X.      
Délégué à la protection des données

Le Sous-Traitant
communique au responsable de traitement le nom et les coordonnées de son
délégué à la protection des données, s’il en a désigné un conformément à
l’article 37 du règlement européen sur la protection des données.

XI.    
Registre des catégories d’activités
de traitement

Le
Sous-Traitant déclare tenir un registre de toutes les catégories
d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable de
traitement comprenant :

·           
le
nom et les coordonnées du responsable de traitement pour le compte duquel il
agit, des éventuels Sous-Traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données;

·           
les catégories de traitements effectués pour le compte du responsable du traitement;

·           
le
cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers
ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays
tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article
49, paragraphe 1, deuxième
alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents
attestant de l’existence de garanties appropriées;

·           
dans
la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité
techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins :

o    le chiffrement des
données à caractère personnel;

o    des moyens
permettant de garantir
la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes
et des services de traitement;

o    des moyens permettant de
rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à
celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique;

o    une procédure visant à tester,
à analyser et à évaluer
régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

XII.  
Documentation

Le Sous-Traitant met à
la disposition du responsable de traitement la documentation nécessaire pour
démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la
réalisation d’audits, y compris des inspections, par le responsable du
traitement ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits.

XIII. Obligations du responsable de traitement vis-à-vis du Sous-Traitant

Le responsable de
traitement s’engage à :

1.       fournir au Sous-Traitant
les données visées au II des présentes clauses

2.       documenter par écrit
toute instruction concernant le traitement des données par le sous- traitant

3.       veiller, au préalable et
pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le
règlement européen sur la protection des données de la part du Sous-Traitant

4.      
superviser le traitement, y compris
réaliser les audits et les inspections auprès du sous- traitant